Motivational Monday

I was so happy to notice that you liked the Effectiveness post from last week. As I promised I've done a few more time management posts and this time our topic is Motivational Monday. 

Olin todella iloinen huomatessani viimeviikkoisen Effectiveness -postauksen saaman suosion. Kuten lupasin, nyt olisi vuorossa jatkoa ajanhallintaan liittyvässä postaussarjassa, otsikolla Motivational Monday.

Remember the Motivational Monday concept I introduced last week? I hope that you had a relaxing weekend and lazy Sunday, but now it is time to get back in the business. As Sophia Amoruso has said, life is too short for you to be lazy. Let's make this Monday super effective. I'm sure that if you have an effective start for the week the rest of the days will be awesome too! I collected few useful tips for also other days of the week I highly recommend you to adopt! And what would be more perfect day to adopt new time management tips for your everyday life than Motivational Monday!? ;)

Muistatteko viime viikolla esittelemäni Motivational Monday -konseptin? Toivottavasti vietitte rentouttavan viikonlopun ja ihanan laiskan sunnuntain, mutta tänään onkin sitten aika palata sorvin ääreen. Sophia Amorusokin on sen viisaasti muotoillut: Elämä on liian lyhyt laiskana olemiseen. Tehdään tästä maanantaista tehokas! Olen varma, että jos ottaa tehokkaan startin heti viikon ekana päivänä, lopuistakin päivistä tulee mahtavia. Keräsin tähän postaukseen muutaman hyödyllisen jokapäiväistä tehokkuutta lisäävän vinkin. Mikä olisikaan parempi päivä ottaa uusia ajanhallintamenetelmiä käyttöön kuin Motivational Monday!? ;)

1. Take you breakfast like it was your lovely me-time
To be as effective as possible you should not skip your breakfast (I knows I knows sounds like a very old cliché but it's so true). For me breakfast is time for going through WhatsApp, Instagram and Snapchat at the same time when eating my oatmeal. For me breakfast is like the first me-time of the day when I have a little bit time for blogging before heading to the office and starting my daytime job. 

1. Tee aamiaishetkestäsi päivän ensimmäinen oman ajan viettohetki
Ollaksesi mahdollisimman tehokas heti aamusta sinun ei koskaan pitäisi jättää aamiaista välistä (tiedän tiedän, kuulostaa kliseiseltä, mutta se on silti totta). Käyn aamiaispöydässä läpi WhatsAppin, Instagramin ja Snapchatin. Aamupala on kuin pieni hetki omaa aikaa, jolloin voin rauhassa valmistella päivän blogijuttuja ennen kuin suuntaan toimistolle varsinaisen päivätyöni pariin.

2. Remove Distractions
I warmly recommend you to remove all the possible distractions before you start working or studying. I always put my phone into my bag and turn on the do not disturb mode when I'm at the office and need to focus on my work. In case of someone is calling me I can hear it but all the other beepings are silent. If you are studying and your study materials are on Internet close all the tabs but the one you are using for studying in your browser. This simple act of removing distractions will save you lot of time. Once the distractions are removed you can focus on the task at hand and I'm sure you will get it done in a fraction of the time that it would have taken. 

2. Eliminoi häiriötekijät
Suosittelen tosissani poistamaan kaikki mahdolliset häiritsevät tekijät ennen kuin aloitat päivän työnteon tai opiskelemisen. Aina toimistolla ollessani laitan puhelimeni älä häiritse -toiminnon päälle, jotta voisin keskittyä kunnolla. Kuulen kyllä jos joku soittaa minulle, mutta muut puhelimen piipitykset olen hiljentänyt. Jos opiskelumateriaalisi ovat netissä, kannattaa sulkea kaikki muut selaimen välilehdet, paitsi se jonka parissa parhaillaan työskentelet. Tämänkaltaiset yksinkertaiset toimenpiteet säästävät paljon aikaa, sillä keskittymisesi käsillä olevaan tehtävään parantuu takuulla. Näin tehtävät on mahdollista saada suoritettua murto-osassa ajasta, joka sinulla mahdollisesti olisi kulunut aina välillä puhelinta vilkaissen.

3. Check your email and other messages just a few times in a day
Try not to look at your inbox for as long as possible. This helps you work on actual projects and tasks and not just react to emails. Try to do same thing with your phone. I recommend to answer all the calls immediately but just do not check your SMS messages, WhatsApp or Social Media accounts all the time. I prefer to check my emails and all the personal messages at morning, during the lunch time, after my coffee break and in the case of my computer or some software is lagging. This really saves your time and helps you to focus on your work or studying.

Another really good tip is that if you don't have time to reply some message leave it in the unread mode. Then it's more easy to remember to reply later when you have time. And it also more polite also for the another part who is waiting for your reply than just forgetting and leaving him without a response. 

3. Lue läpi sähköpostisi ja muut viestisi vain pari kertaa päivässä
Yritä olla katsomatta inboxiisi niin kauan kuin vain pystyt. Näin säästät aikaa varsinaisiin projekteihin ja työtehtäviin eikä aikasi kulu ainoastaan viesteihin reagoimiseen. Sovella tätä vinkkiä sekä päätetyöskentelyssä että puhelinta käyttäessäsi. Mielestäni puheluihin kannattaa vastata välittömästi, mutta tekstereiden, WhatsAppin tai sosiaalisen median tilien jatkuva seuraaminen kannattaa rajoittaa minimiin työtehokkuuden varmistamiseksi. Luen työmailini sekä muut henkilökohtaiset viestini aamulla, lounaan yhteydessä, kahvitauon jälkeen ja joskus myös silloin, jos koneeni tai joku sovellus jumittuu. Näin säästyy huomattavasti aikaa ja keskittyminen on helppoa.

Yksi hyvä vinkki on myös se, että jos sinulla ei ole aikaa vastata johonkin viestiin jätä se lukematon-tilaan. Jos et ole merkinnyt viestiä luetuksi, on paljon helpompaa muistaa vastata siihen myöhemmin. Tämä on myös kohteliaampaa vastaustasi odottavalle osapuolelle kuin se että epähuomiossa unohdat vastaamisen kokonaan.  

4. Don't work nonstop
Remember to take breaks. If you are working nonstop you might lose your steam and your productivity decreases. You should reward yourself with a pair of five or the minutes break during a day. They will refresh you and you will be more efficient and focused.

4. Älä työskentele tauoitta
Töiden lomassa kannattaa muistaa pitää taukoja. Tauotta työskentelyssä tehokkuus laskee lopulta huomattavasti. Palkitse itsesi joka päivä parilla viiden tai kymmenen minuutin tauolla. Virkistyt huomattavasti ja olet jälleen tuottava ja tehokas.

5. Clean off your desk at the end of the day
Organize your office at the end of each day. Pick this up so you are able to start fresh with a clean desk in the following morning. I'll give you more organization tips in the next part of my time management blog post series!

5. Siivoa työpöytäsi
Jokaisen työpäivän päätteeksi kannattaa jättää jälkeensä siisti konttori ja siivota työpöytä. Tätä vinkkiä kannattaa hyödyntää, sillä aamulla töihin tarttuminen on paljon mukavampaa työpisteen ollessa järjestyksessä. Työpisteen järjestykseen liittyviä vinkkejä tulossa blogiin seuraavaksi, joten pysykäähän kuulolla!