Lately many of my friends have been asking from me how it is possible to have time for everything like, they said, I do. I've got a little bit upset because I've heard that question so many times during the very beginning of this year so I wrote my daily routines, work tasks and my favourite free time activities down and began to think if I really have time for everything. In my case this everything includes work, master thesis, studying, blogging, sports, friends, family and well the whole life in general. Maybe I have to reveal a secret: I don't have time for everything, but I have time for every single activity I do during I'm awake. I decided to make a post series about time management because so many of you have asked something related to it and also because I might have a few useful tips for everyday life. All these posts will be categorized at least under the labels "lifestyle" and "time management".
I will start with topic Effectiveness because that is the thing I find the most important when you are completing different tasks and organizing your everyday life.
Viimeaikoina olen saanut runsaasti kysymyksiä ajankäytöstäni ja siitä, kuinka aikani riittää kaikkeen. Hieman hämmentyneenä olen pohtinut, näyttääkö arkeni tosiaan siltä, että aikaa olisi kaikkeen mahdolliseen. Kuultuani niin paljon ihmettelyjä ajankäytöstäni päätin kirjoittaa ylös päivittäiset rutiinini, työtehtäväni ja mieluisimmat vapaa-ajan harrastukseni. Ilmeisesti termi "kaikki" pitää omalla kohdallani sisällään päivätyön, diplomityön kirjoittamisen, opiskelun, blogin, treenaamisen ja ihmissuhteet, eli käytännössä koko elämäni. Kaikille ajankäyttöäni pohtineille voin paljastaa salaisuuden: Minulla ei ole kaikkeen, mutta minulla on aikaa jokaiselle toiminnolle, jonka valveillaoloaikanani suoritan. Koska aihe vaikuttaa kiinnostavan monia, ajattelin aloittaa ajanhallintaa käsittelevän postaussarjan. Postaussarjaan kuuluvat postaukset merkitsen vähintäänkin "lifestyle" ja "time management" -tageilla.
Aloitan postaussarjan käsittelemällä ensiksi päivittäistä tehokkuutta, koska mielestäni juuri tehokkuus on avaintekijä onnistuneeseen aikatauluttamiseen.
Prioritizing
When I stated that I do not have time for everything but for every task everyday I meant that you shouldn't book too many appointments into your daily schedule. Basically the above mentioned is like a synonym for prioritizing.
Sanoessani, ettei minulla ole aikaa aivan kaikkeen, mutta silti jokaiseen yksittäiseen toimintoon, tarkoitan käytännössä sitä, ettei päivittäiseen aikatauluun yksinkertaisesti kannata buukata liian montaa tapahtumaa. Tehtävät kannattaa ehdottomasti laittaa tärkeysjärjestykseen.
Weekly Layout
First and foremost you should have a calendar with a weekly layout (MS Outlook, paper calendar, weekly planner, weekly agenda etc. etc. are just fine). A weekly layout is really helpful because you are able to see your upcoming deadlines and it's easier to know your time frames for every task and project. In a nutshell: you can easily see which tasks need to be completed first.
Jotta eri tehtävät olisi helppoa asettaa tärkeysjärjestykseen, kannattaa käyttää kalenterin viikkonäkymää (sähköiset ja paperiset versiot kelpaavat vallan mainiosti). Viikkonäkymän avulla on helppoa hahmottaa tulevat deadlinet sekä käytettävissä oleva aikahaarukka jokaiselle yksittäiselle tehtävälle tai suuremmalle projektille.
To Do -lists
When you know what are your upcoming tasks make a list of no more than 5 things you need to accomplish each day. Remember to be realistic, don't try to make too many appointments for a single day. That's why you should limit this To Do -list to five things maximum. I simply love To Do -lists and that's why I'm a huge fan of them. I like to know what I really need to get done each day. And what I like even more is crossing off tasks once they are completed. The purpose of To Do -list is just keep you motivated. I mean the list in itself is not your task it's only a tool to keep your schedule as effective as possible.
Tulevien tehtävien hahmottamisen ja jäsentelyn jälkeen kannattaa laatia päiväkohtainen tehtävälista. Jälleen on syytä pitää mielessä realistinen aikataulu, minkä vuoksi to do -lista kannattaa pitää maksimissaan viiden eri tehtävän mittaisena. Rakastan listojen tekemistä, ja to do -lista tosiaankin ainakin omalla kohdallani motivoi tylsienkin juttujen hoitamisessa, sillä vielä enemmän tykkään hoidettujen asioiden rastittamisesta suoritetuiksi. Itse listan laatimisesta tai sen orjallisesta noudattamisesta ei silti pidä ottaa stressiä, listan tulee nimittäin olla pelkkä apuväline arjen pyörittämisessä.
To do -listan laatimiseen kannattaa suhtautua huumorilla. Lisäile niin listohisi kuin kalenteriisi eri värejä sekä erityylistä käsialaa mielesi mukaan. Alla oleva Pinterestistä löytynyt agenda on mielestäni ihanan piristävä!
Picture from Pinterest
Motivational Monday
Disliking Mondays, right? Try to affect on your thinking and launch a new concept: Motivational Monday. For many years I have planned my weeks so that I have the most to do on Mondays. And last week I found this term "Motivational Monday" from my lifestyle calendar (I'm going to write a blog post about Sprinkle of Glitter Diary 2016 later;)). If you get the most of the stuff done already on Monday you have more time during the rest of the week!
Lanseeraa Motivational Monday -konsepti. Suurin osa viikottaisesta tekemisestä kannattaa ajoittaa heti maanantaille, minkä ansiosta loppuviikosta sinulla saattaakin olla ylimääräsitä vapaa-aikaa! Löysin ihanan lifestyle-kalenterin vähän aikaa sitten Akateemisen alennusmyyneistä, josta termin Motivational Monday alunperin bongasinkin. Täytyykin tehdä kalenterille omistettu postaus tänne bloginkin puolelle!
No comments:
Post a Comment
♡