DIY: Pink Folder

Maybe this is because of my long work experience as an office assistant but I simply love so much all kind of folders and other paper things. But it doesn't matter if you dislike these kinds of assistant things because I thought that this little DIY tip might be useful. All you need is thick paper and a little piece of white copy paper to make suitable tags for the folders. This will take just a few minutes to complete by laying out the pink paper in the middle. The fonts I used are from Google and they're styled by hands! So pretty, I really need to write a blog post about handcrafted fonts...;) Just write and print the suitable texts and cut them into form of tags and then last thing to do is to stick the tags on the cover side of the folder.

Happy Monday!

 

Työskennellessäni assistenttina aakkostin ja järjestelin jättimäisiä paperinippuja omiin kansioihinsa ynnä muihin mappeihinsa, ja ehkä juuri tämän takia olenkin niin innostunut papereiden järjestelemisestä myös kotosalla. Huonona puolena on toki se, ettei kotikonttorissani yksinkertaisesti ole hyllytilaa metreittäin erilaisille kansioille. Myönnettäköön myös, etten ole kovin innokas rei'ittämään jokaikistä muistiinpanoruutupaperiani tai säilömään kaikkia luentomateriaaleja paperisina versioina. Ajankohtaiset lappuset haluan kuitenkin säilyttää kädenulottuvilla ilman hiirenkorvia ja ajattelinkin jakaa teille pienen DIY-vinkin, jonka avulla työpöydän kaaos on aavistuksen helpompi hallita.

Kyhäsin viikonloppuna itselleni muutaman vaaleanpunaisen kansion kaikille papereille ja muistiinpanoille, jotka juuri nyt ovat tärkeitä, ja joita tarvitsen päivittäin esimerkiksi koulu- tai blogijuttuihin. Ostin nipun vaaleanpunaisia paperiarkkeja, taitoin arkit keskeltä kahtia ja etsin netistä ihania käsinsuunniteltuja fontteja (näistä tulossa erillinen postaus), joilla kirjoittelin lappuset kansioihin.

Iloista maanantaita!

 

 

 

    

Sunday Morning

#sundayfunday
#workaholic
#working
#mastersthesis
#lovemyjob

This is how my Sunday looks like. So much fun to do and so little time ;) 

Työntäyteisiä sunnuntaitunnelmia. Paljon kivaa tekemistä ja niin vähän aikaa ;)

Motivational Monday

I was so happy to notice that you liked the Effectiveness post from last week. As I promised I've done a few more time management posts and this time our topic is Motivational Monday. 

Olin todella iloinen huomatessani viimeviikkoisen Effectiveness -postauksen saaman suosion. Kuten lupasin, nyt olisi vuorossa jatkoa ajanhallintaan liittyvässä postaussarjassa, otsikolla Motivational Monday.

Remember the Motivational Monday concept I introduced last week? I hope that you had a relaxing weekend and lazy Sunday, but now it is time to get back in the business. As Sophia Amoruso has said, life is too short for you to be lazy. Let's make this Monday super effective. I'm sure that if you have an effective start for the week the rest of the days will be awesome too! I collected few useful tips for also other days of the week I highly recommend you to adopt! And what would be more perfect day to adopt new time management tips for your everyday life than Motivational Monday!? ;)

Muistatteko viime viikolla esittelemäni Motivational Monday -konseptin? Toivottavasti vietitte rentouttavan viikonlopun ja ihanan laiskan sunnuntain, mutta tänään onkin sitten aika palata sorvin ääreen. Sophia Amorusokin on sen viisaasti muotoillut: Elämä on liian lyhyt laiskana olemiseen. Tehdään tästä maanantaista tehokas! Olen varma, että jos ottaa tehokkaan startin heti viikon ekana päivänä, lopuistakin päivistä tulee mahtavia. Keräsin tähän postaukseen muutaman hyödyllisen jokapäiväistä tehokkuutta lisäävän vinkin. Mikä olisikaan parempi päivä ottaa uusia ajanhallintamenetelmiä käyttöön kuin Motivational Monday!? ;)

1. Take you breakfast like it was your lovely me-time
To be as effective as possible you should not skip your breakfast (I knows I knows sounds like a very old cliché but it's so true). For me breakfast is time for going through WhatsApp, Instagram and Snapchat at the same time when eating my oatmeal. For me breakfast is like the first me-time of the day when I have a little bit time for blogging before heading to the office and starting my daytime job. 

1. Tee aamiaishetkestäsi päivän ensimmäinen oman ajan viettohetki
Ollaksesi mahdollisimman tehokas heti aamusta sinun ei koskaan pitäisi jättää aamiaista välistä (tiedän tiedän, kuulostaa kliseiseltä, mutta se on silti totta). Käyn aamiaispöydässä läpi WhatsAppin, Instagramin ja Snapchatin. Aamupala on kuin pieni hetki omaa aikaa, jolloin voin rauhassa valmistella päivän blogijuttuja ennen kuin suuntaan toimistolle varsinaisen päivätyöni pariin.

2. Remove Distractions
I warmly recommend you to remove all the possible distractions before you start working or studying. I always put my phone into my bag and turn on the do not disturb mode when I'm at the office and need to focus on my work. In case of someone is calling me I can hear it but all the other beepings are silent. If you are studying and your study materials are on Internet close all the tabs but the one you are using for studying in your browser. This simple act of removing distractions will save you lot of time. Once the distractions are removed you can focus on the task at hand and I'm sure you will get it done in a fraction of the time that it would have taken. 

2. Eliminoi häiriötekijät
Suosittelen tosissani poistamaan kaikki mahdolliset häiritsevät tekijät ennen kuin aloitat päivän työnteon tai opiskelemisen. Aina toimistolla ollessani laitan puhelimeni älä häiritse -toiminnon päälle, jotta voisin keskittyä kunnolla. Kuulen kyllä jos joku soittaa minulle, mutta muut puhelimen piipitykset olen hiljentänyt. Jos opiskelumateriaalisi ovat netissä, kannattaa sulkea kaikki muut selaimen välilehdet, paitsi se jonka parissa parhaillaan työskentelet. Tämänkaltaiset yksinkertaiset toimenpiteet säästävät paljon aikaa, sillä keskittymisesi käsillä olevaan tehtävään parantuu takuulla. Näin tehtävät on mahdollista saada suoritettua murto-osassa ajasta, joka sinulla mahdollisesti olisi kulunut aina välillä puhelinta vilkaissen.

3. Check your email and other messages just a few times in a day
Try not to look at your inbox for as long as possible. This helps you work on actual projects and tasks and not just react to emails. Try to do same thing with your phone. I recommend to answer all the calls immediately but just do not check your SMS messages, WhatsApp or Social Media accounts all the time. I prefer to check my emails and all the personal messages at morning, during the lunch time, after my coffee break and in the case of my computer or some software is lagging. This really saves your time and helps you to focus on your work or studying.

Another really good tip is that if you don't have time to reply some message leave it in the unread mode. Then it's more easy to remember to reply later when you have time. And it also more polite also for the another part who is waiting for your reply than just forgetting and leaving him without a response. 

3. Lue läpi sähköpostisi ja muut viestisi vain pari kertaa päivässä
Yritä olla katsomatta inboxiisi niin kauan kuin vain pystyt. Näin säästät aikaa varsinaisiin projekteihin ja työtehtäviin eikä aikasi kulu ainoastaan viesteihin reagoimiseen. Sovella tätä vinkkiä sekä päätetyöskentelyssä että puhelinta käyttäessäsi. Mielestäni puheluihin kannattaa vastata välittömästi, mutta tekstereiden, WhatsAppin tai sosiaalisen median tilien jatkuva seuraaminen kannattaa rajoittaa minimiin työtehokkuuden varmistamiseksi. Luen työmailini sekä muut henkilökohtaiset viestini aamulla, lounaan yhteydessä, kahvitauon jälkeen ja joskus myös silloin, jos koneeni tai joku sovellus jumittuu. Näin säästyy huomattavasti aikaa ja keskittyminen on helppoa.

Yksi hyvä vinkki on myös se, että jos sinulla ei ole aikaa vastata johonkin viestiin jätä se lukematon-tilaan. Jos et ole merkinnyt viestiä luetuksi, on paljon helpompaa muistaa vastata siihen myöhemmin. Tämä on myös kohteliaampaa vastaustasi odottavalle osapuolelle kuin se että epähuomiossa unohdat vastaamisen kokonaan.  

4. Don't work nonstop
Remember to take breaks. If you are working nonstop you might lose your steam and your productivity decreases. You should reward yourself with a pair of five or the minutes break during a day. They will refresh you and you will be more efficient and focused.

4. Älä työskentele tauoitta
Töiden lomassa kannattaa muistaa pitää taukoja. Tauotta työskentelyssä tehokkuus laskee lopulta huomattavasti. Palkitse itsesi joka päivä parilla viiden tai kymmenen minuutin tauolla. Virkistyt huomattavasti ja olet jälleen tuottava ja tehokas.

5. Clean off your desk at the end of the day
Organize your office at the end of each day. Pick this up so you are able to start fresh with a clean desk in the following morning. I'll give you more organization tips in the next part of my time management blog post series!

5. Siivoa työpöytäsi
Jokaisen työpäivän päätteeksi kannattaa jättää jälkeensä siisti konttori ja siivota työpöytä. Tätä vinkkiä kannattaa hyödyntää, sillä aamulla töihin tarttuminen on paljon mukavampaa työpisteen ollessa järjestyksessä. Työpisteen järjestykseen liittyviä vinkkejä tulossa blogiin seuraavaksi, joten pysykäähän kuulolla!

Effectiveness

Lately many of my friends have been asking from me how it is possible to have time for everything like, they said, I do. I've got a little bit upset because I've heard that question so many times during the very beginning of this year so I wrote my daily routines, work tasks and my favourite free time activities down and began to think if I really have time for everything.  In my case this everything includes work, master thesis, studying, blogging, sports, friends, family and well the whole life in general. Maybe I have to reveal a secret: I don't have time for everything, but I have time for every single activity I do during I'm awake. I decided to make a post series about time management because so many of you have asked something related to it and also because I might have a few useful tips for everyday life. All these posts will be categorized at least under the labels "lifestyle" and "time management". 

I will start with topic Effectiveness because that is the thing I find the most important when you are completing different tasks and organizing your everyday life.

Viimeaikoina olen saanut runsaasti kysymyksiä ajankäytöstäni ja siitä, kuinka aikani riittää kaikkeen. Hieman hämmentyneenä olen pohtinut, näyttääkö arkeni tosiaan siltä, että aikaa olisi kaikkeen mahdolliseen. Kuultuani niin paljon ihmettelyjä ajankäytöstäni päätin kirjoittaa ylös päivittäiset rutiinini, työtehtäväni ja mieluisimmat vapaa-ajan harrastukseni. Ilmeisesti termi "kaikki" pitää omalla kohdallani sisällään päivätyön, diplomityön kirjoittamisen, opiskelun, blogin, treenaamisen ja ihmissuhteet, eli käytännössä koko elämäni. Kaikille ajankäyttöäni pohtineille voin paljastaa salaisuuden: Minulla ei ole kaikkeen, mutta minulla on aikaa jokaiselle toiminnolle, jonka valveillaoloaikanani suoritan. Koska aihe vaikuttaa kiinnostavan monia, ajattelin aloittaa ajanhallintaa käsittelevän postaussarjan. Postaussarjaan kuuluvat postaukset merkitsen vähintäänkin "lifestyle" ja "time management" -tageilla.

Aloitan postaussarjan käsittelemällä ensiksi päivittäistä tehokkuutta, koska mielestäni juuri tehokkuus on avaintekijä onnistuneeseen aikatauluttamiseen.

Prioritizing

When I stated that I do not have time for everything but for every task everyday I meant that you shouldn't book too many appointments into your daily schedule. Basically the above mentioned is like a synonym for prioritizing.   

Sanoessani, ettei minulla ole aikaa aivan kaikkeen, mutta silti jokaiseen yksittäiseen toimintoon, tarkoitan käytännössä sitä, ettei päivittäiseen aikatauluun yksinkertaisesti kannata buukata liian montaa tapahtumaa. Tehtävät kannattaa ehdottomasti laittaa tärkeysjärjestykseen.

Weekly Layout

First and foremost you should have a calendar with a weekly layout (MS Outlook, paper calendar, weekly planner, weekly agenda etc. etc. are just fine). A weekly layout is really helpful because you are able to see your upcoming deadlines and it's easier to know your time frames for every task and project. In a nutshell: you can easily see which tasks need to be completed first. 

Jotta eri tehtävät olisi helppoa asettaa tärkeysjärjestykseen, kannattaa käyttää kalenterin viikkonäkymää (sähköiset ja paperiset versiot kelpaavat vallan mainiosti). Viikkonäkymän avulla on helppoa hahmottaa tulevat deadlinet sekä käytettävissä oleva aikahaarukka jokaiselle yksittäiselle tehtävälle tai suuremmalle projektille.

To Do -lists

When you know what are your upcoming tasks make a list of no more than 5 things you need to accomplish each day. Remember to be realistic, don't try to make too many appointments for a single day. That's why you should limit this To Do -list to five things maximum. I simply love To Do -lists and that's why I'm a huge fan of them. I like to know what I really need to get done each day. And what I like even more is crossing off tasks once they are completed. The purpose of To Do -list is just keep you motivated. I mean the list in itself is not your task it's only a tool to keep your schedule as effective as possible.

Tulevien tehtävien hahmottamisen ja jäsentelyn jälkeen kannattaa laatia päiväkohtainen tehtävälista. Jälleen on syytä pitää mielessä realistinen aikataulu, minkä vuoksi to do -lista kannattaa pitää maksimissaan viiden eri tehtävän mittaisena. Rakastan listojen tekemistä, ja to do -lista tosiaankin ainakin omalla kohdallani motivoi tylsienkin juttujen hoitamisessa, sillä vielä enemmän tykkään hoidettujen asioiden rastittamisesta suoritetuiksi. Itse listan laatimisesta tai sen orjallisesta noudattamisesta ei silti pidä ottaa stressiä, listan tulee nimittäin olla pelkkä apuväline arjen pyörittämisessä.

Try to make it funny to have a to do -list and a weekly planner as well. Add nice colours and different hand writing styles to make it personal. I love this one (see below) I found from Pinterest. 

To do -listan laatimiseen kannattaa suhtautua huumorilla. Lisäile niin listohisi kuin kalenteriisi eri värejä sekä erityylistä käsialaa mielesi mukaan. Alla oleva Pinterestistä löytynyt agenda on mielestäni ihanan piristävä!

Picture from Pinterest

Motivational Monday 

Disliking Mondays, right? Try to affect on your thinking and launch a new concept: Motivational Monday. For many years I have planned my weeks so that I have the most to do on Mondays. And last week I found this term "Motivational Monday" from my lifestyle calendar (I'm going to write a blog post about Sprinkle of Glitter Diary 2016 later;)). If you get the most of the stuff done already on Monday you have more time during the rest of the week!

Lanseeraa Motivational Monday -konsepti. Suurin osa viikottaisesta tekemisestä kannattaa ajoittaa heti maanantaille, minkä ansiosta loppuviikosta sinulla saattaakin olla ylimääräsitä vapaa-aikaa! Löysin ihanan lifestyle-kalenterin vähän aikaa sitten Akateemisen alennusmyyneistä, josta termin Motivational Monday alunperin bongasinkin. Täytyykin tehdä kalenterille omistettu postaus tänne bloginkin puolelle!